Zeiterfassung für Pflege & Sozialbereich

Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen — das gilt für Pflegedienste und Sozialeinrichtungen unverändert. Dazu kommen die Aufzeichnungspflicht nach §16 Abs. 2 ArbZG bei Mehrarbeit sowie die Nachweispflichten gegenüber Kostenträgern. TimeShape protokolliert Arbeits- und Pausenzeiten manipulationssicher und führt ein unveränderbares Audit-Log.

Nein. Viele Träger betreiben beides — einen Pflegedienst und daneben Wohngruppen, Beratungsstellen oder Assistenzdienste. In TimeShape liegen alle Bereiche in einer Firma: gemeinsame Stammdaten und ein eigener Standort je Einrichtung. Springerkräfte, die in beiden Bereichen arbeiten, existieren nur einmal im System; jede Schicht im Dienstplan trägt ihren Einsatzort.

Mitarbeitende stempeln per App direkt vor Ort ein und aus. Der GPS-Standort wird ausschließlich während einer aktiven Schicht erfasst und dient nur der Verifizierung des Einsatzortes — keine Bewegungsprofile, keine Erfassung in der Freizeit. Pro Standort oder Einsatzort lässt sich eine Geofencing-Zone hinterlegen, sodass Stempelungen automatisch richtig zugeordnet werden.

Die Schichtplanung unterstützt Früh-, Spät- und Nachtdienst, auch über Mitternacht. Beim Ausstempeln prüft TimeShape Pausen und Tageshöchstarbeitszeit. Die erfassten Stunden gehen per DATEV-Export, Excel oder CSV an die Lohnbuchhaltung.

Ja. Bis zu 500 Stempelvorgänge werden lokal auf dem Gerät gepuffert und synchronisieren automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Im Wohnheim-Keller, beim Hausbesuch auf dem Land oder im Fahrstuhl geht dadurch kein Einsatz verloren.

Ja. Über Rollen und Arbeitszeitmodelle lassen sich unterschiedliche Beschäftigtengruppen parallel abbilden: Jede Person hat ihre eigene Sollzeit, und ihr Zeitkonto führt Soll, Ist und Saldo fort. TimeShape erfasst Stunden, keine Stundensätze — die Beträge rechnet das Lohnbüro.

Ja. Zeit-, Standort- und Stammdaten liegen ausschließlich in EU-Rechenzentren (Firebase eur3, Belgien/Niederlande), TLS 1.3 und AES-256, AVV automatisch bei Registrierung, keine Drittanbieter-Tracker. Gerade dort, wo Klient:innen- und Bewohner:innendaten im Spiel sind, zählt Nachvollziehbarkeit: Welche Dienstleister eingebunden sind und wo sie verarbeiten, steht vollständig in der Datenschutzerklärung.

Nein — und das ist bewusst so. TimeShape erfasst Arbeitszeit, Schichten, Abwesenheiten und Einsatzorte der Mitarbeitenden. Die pflegerische Leistungsdokumentation am Klienten bleibt in eurer Pflegesoftware. Die Stundenauswertung geht per DATEV-Export, PDF, Excel oder CSV an die Lohnbuchhaltung.

Ja. Wohlfahrtsverbände, freie Träger und Vereine arbeiten mit mehreren Einrichtungen, gemischten Vertragsarten und wechselnden Einsatzorten — genau dafür ist die Standortverwaltung gebaut. Jede Einrichtung ist ein eigener Standort, und alle laufen über einen Zugang.

Ja. Der Team-Chat gehört zum System, läuft auf denselben Servern in der EU und fällt unter denselben Auftragsverarbeitungsvertrag. Dienstliche Absprachen über private WhatsApp-Gruppen sind in Pflege und Sozialbereich heikel, weil dort regelmäßig Klientennamen fallen — im Team-Chat bleiben sie im System des Arbeitgebers.